Cara Mudah Belajar Acces Data base

http://www.ziddu.com/download/15437411/Cara mudah belajar acces.docx.html

Pendahuluan

Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat membantu kita membuat sebuah aplikasi database dalam waktu yang relative singkat. Biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasi-aplikasi yang kecil. Misalnya program untuk kasir, penjualan, dll. Microsoft Access 2007 adalah pilihan yang tepat untuk database yang mudah dan efektif. Keunggulan dan fasilitas pengolahan database, form, report, query tidak perlu diragukan lagi. Proses pengolahan database menjadi cepat, terintegrasi dalam satu kesatuan yang utuh (RDBMS). Tentu amat mudah dan menyenangkan menggunakan Microsoft Access 2007. Kita juga dapat membangun aplikasi dengan memanfaatkan macro ataupun pemrograman VBA (Visual Basic for Application).

Kata berikut ini sering digunakan dalam Acess jadi kita harus pelajari agar kita menjadi tidak asing dengan kata ini.

·         Database adalah kumpulan informasi yang saling berkaitan

·         Object adalah sesuatu yang ada dalam database seperti tabel, query, form atau macro

·         Table adalah pengelompokan data yang berhubungan dalam field dan arsip pada datasheet. Dalam 2 tabel atau lebih data bisa dikombinasikan. Beberapa tabel bisa disimpan dalam database tunggal.

·         Field adalah kolom dalam dataseheet. Data hasil ketikan disimpan dalam bentuk tabel.  Contoh yang termasuk fileld adalah nama awal, nama akhir, alamat, kota, negara, kode pos dan nomor telepon

·         Record adalah isian dalam baris dan nilainya didefinisikan oleh field. dalam tabel mailing list, masing masing arsip akan berisi data untuk satu orang yang diatur oleh pembagian field.

·         Design View  adalah tool yang disediakan untuk membuat fields dalam tabel.

·         Datasheet View Mengijinkan anda untuk mengupdate, mengedit dan menghapus informasi dalam tabel.

Tujuan Pembuatan Project

Pembuatan project ini diharapkan bisa membuat suatu aplikasi sederhana menggunakan  Microsoft Accsess. Dengan menggunakan table dan query yang telah tersedia sebelumnya kemudian dibuat suatu formulir untuk melakukan input data kedalam table dan kemudian dibuat suatu format laporan sebagai output dari database yang telah dibuat.

Pada project database akan dikerjakan beberapa hal yaitu:

- Menggunakan file database yang telah tersedia

- Membuat formulir isian untuk table database

- Membuat batasan-batasan nilai data untuk field pada suatu formulir isian

- Membuat laporan berdasarkan table database

- Mengkalkulasi ringakasan-ringkasan field pada suatu laporan

- Mengubah formulir isian dan laporan

Pembahasan

Dalam project ini kami akan menggunkana Microsoft Accsess 2007. Pada dasarnya terdapat banyak kesamaan antara Microsoft Accsess versi 2007 dengan versi sebelumnya yaitu versi 2003. Perbedaan terletak pada lay out dan tampilan jendela serta pengelompokan tool yang lebih simple dan mudah digunkan.

Terdapat beberapa bagian dalam Microsoft Access, yaitu:

Ø  Table digunakan untuk menyimpan data

Ø  Query digunakan untuk memanipulasi data

Ø  Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data, menambah data, dll.

Ø  Report digunakan untuk membuat laporan

Ø  Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi

Ø  Switchboard digunakan sebagai tampilan muka Dalam project ini kami membuat suatu aplikasi sederhana untuk aplikasi penjualan. Sebelumnya telah dibuat terlebih dahulu table barang, table customer, table header penjualan, table detail penjualan, dan beberapa query yang digunakan untuk pembuatan format dan report.

1. Membuat formulir isian

Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam table/query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain control windows. Memasukan data kedalam table dapat dibantu dnegan menggunkan suatu formulir isian. Formulir isian table tidak hanya dapat digunakan untuk memasukan data tetapi dapat juga digunakan untuk menampilkan satu record yang ada dalam suatu table database.

a. Form barang

1. Setelah file aplikasi penjualan dibuka dan keluar jendela accsess, lalu kilk Create pada tool bar kemudian klik more form dan klik form wizard.

Pada jendela form wizard pilih sumber datanya dengan cara klik tanda panah kebawah pilih barang. Kemudian pilih field yang akan dimasukan kedalam form dengan cara klik tanda panah ke kanan.

Kemudian klik Next dan pilih columnar, klick Next biarkan sesuai default office, klik next kembali dan tulis judul form kemudian klik Finish. Hasilnya sebagai berikut:

Untuk memodifikasinya, klik Icon View dan pilih Design View.

2. Pada mode design atur Form agar bisa kita tambahkan control-control yang lain

CONTROL TOOL

PROPERTIES

3.  Tambahkan tombol untuk menambah data. Caranya pada controls klick Command Button lalu letakan pada Form akan muncul jendela Command Button Wizards, pada Categories pilih Record Operations, pada Actions pilih Add New Record. Klick Next pada Text ketih Tambah lalu klik Next, ketikan nama untuk command button ini ketik cmd_Tambah lalu klik Finish Control Tool Properties

4. Menambahkan Tombol untuk menghapus data. Caranya. Pada toolbox klik Command Button lalu letakan pada Form akan muncul jendela Command Buttom Wizards, Pada Categories pilih Record Operations, pada Actions Pilih Delete Record. Klik Next pada Text ketik Hapus lalu klik Next, ketikan nama untuk command button ini ketik cmd_Hapus lalu klik Finish.

5. Menambahkan Tombol untuk menyimpan data caranya. Pada toolbox klik Command Button lalu letakan pada Form akan muncul jendela Command Buttom Wizards, Pada Categories pilih Record Operations, pada Actions Pilih Save Record. Klik Next pada Text ketik Simpan lalu klik Next, ketikan nama untuk command button ini ketik cmd_Simpan lalu klik Finish.

6. Menambahkan Tombol untuk Keluar dari Form caranya. Pada toolbox klik Command Button lalu letakkan pada Form akan muncul jendela Command Buttom Wizards, Pada Categories pilih Form Operations, pada Actions Pilih Close Form. Klik Next pada Text ketik Keluar lalu klik Next, ketikan nama untuk command button ini ketik cmd_Keluar lalu klik Finish.

7. Menambahkan combo box untuk mencarida data barang. Caranya block semua control lalu geser kebawah. Pada Toolbox Klik Combo Box pada Combo Box Wizard pilih Find a record on my form based on the value I selected in my Combo Box. Klik Next Pilih Kode Barang jika kita ingin mencari berdasarkan kode barang klik tombol > lalu klik Next, klik Next lagi. Ketikan Klik disini untuk mencari kode barang lalu klik Finish.

8. Menambahkan Label untuk membuat Judul Form. Pada Toolbox klik Label lalu gambarkan di Form Kemudian didalam label tersebut ketikan “Maintenance Data Barang”

9. Setelah selesai dibuat Form disimpan dengan mengklik tombol save.

b. Form & Sub Form Penjualan

Dalam aplikasi penjualan, form isian yang paling penting adalah form input pembelian customer. Form ini merupakan input dari apa saja yang dibeli customer. Dalam form ini harus tersedia tanggal transaksi, nama customer, nama barang yang dibeli, harga per pcs, jumlah yang dibeli, total harga untuk barang tersebut dan total biaya yang harus dibayar. Selain itu, dibutuhkan pula tombol control untuk tambah data, hapus, simpan, dan print. Langkah untuk membuat form tersebut adalah terlebih dahulu membuat sub form yang berbentuk columnar kemudian dibuatkan form intinya berbentuk tubuler, kemudian sub form tersebut dimasukan kedalam form inti.

Langkah lebih lengkapnya adalah sebagai berikut :

1. Klik Create pada tool bar kemudian klik more form dan klik form wizard.

2. Pada wizard, klik New.Pada Jendela New Form pilih Form Wizard, lalu pilih sumber datanya, caranya kita klik tombol panah ke bawah pilih qry_detail_Penjualan kemudian pilih semua field dan masukan ke selected field dan klik Next

3. Pilih data sheet kemudian klik Next, biarkan style default, klik Next dan isi title form dan kemudian klik Finish

4. Masuk pada mode design

5. Hapus Textbox Kode Barang beserta labelnya

6. klik Combo Box Letakan pada tempat textbox kode barang yang telah kita hapus

7. Pada Jendela Combo Box Wizards ikuti gambar-gambar dibawah ini

Setelah Klik Finish Combo box sudah ada pada form kita, ubah poperties name nya menjadi cb_Kode_Barang Klik View Code, akan muncul jendela Visual Basic Editor. Kemudian ketik sintak seperti dibawah ini. View Code Proferties Name

Efek dari kode diatas pada saat form dijalankan. Jika kita pilih salah satu kode barang pada Combo Box maka secara otomatis nama barang, satuan dan harga akan muncul. Kemudian ditambahkan satu text box dibagian Footer Form pada Properties Name nya diisi dengan SubTotal. Di kotak text box tersebut diketik “=Sum([Total_harga])”.

Kemudian untuk membuat form intinya mengikuti langkah berikut:

1. Klik Create pada tool bar kemudian klik more form dan klik form wizard.

2. Pada wizard, klik New.Pada Jendela New Form pilih Form Wizard, lalu pilih sumber datanya, caranya kita klik tombol panah ke bawah pilih qry_detail_Penjualan kemudian pilih semua field dan masukan ke selected field dan klik Next

3. Pilih data sheet kemudian klik Next, biarkan style default, klik Next dan isi title form dan kemudian klik Finish

4. Masuk pada mode design, tambahkan dua buah Text Box pada properties namenya set masing-masing dengan txt_Nama dan txt_Bagian.

5. Hapus text Box No. Customer, tambahkan Combo Box ditempat tadi.

6. Pada Combo Box Wizard dilakukan langkah seperti langkah pembuatan Combo Box sebelumnya tetapi table yang dipilih adalah table Customer.

7. Ganti Properties Name nya dengan No_Anggota, kemudian masuk ke Visual Basic Editor dan masukan sintak seperti pada gambar dibawah ini

8.  Pada Toolbox klik Subform letakan di bawah textbox bagian, akan mucul jendela subForm Wizards. Ikuti langkah-langkahnya seperti dibawah ini.

Isi title form dengan frm_qry_d_penjualan, kemudian klik Finish.

9. Pada Tool Box klik Text Box diletakan dibawah sub Form detail penjualan. Pada Kotak textbox ketikan =Sub_frm_Detail_Penjualan.Form!SubTotal

10. Tambahkan Tombol Tambah, Hapus, Simpan dan Keluar seperti pada form barang.

11. Kemudian diatur letak-letak textbox dan kontrol-kontrol lainnya yang ada pada form agar form kelihatan menarik, tambahkan label untuk memberi judul form. Setelah semua selesai jangan lupa disimpan, simpan form dengan nama frm_penjualan.

2. Pembuatan Report

Report digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data mendadi informasi yang bisa digunakan oleh user atau orang yang membutuhkan. Report bias dicetak langsung ke printer atau disimpan dalam suatu file tertentu.

Report ini digunakan untuk mencetak struk barang-barang yang dibeli customer. Untuk membuat report ini diperlukan sumber data. Dalam hal ini sumber data yang digunakan adalah adari query qry_Struk. Langkah pembuatan report ini adalah sebagai berikut:

1. Pada tool bar, klik creat kemudian klik Report Wizart. Kemudian akan muncul jendela Report Wizart dan mengikuti langkah seperti gambar dibawah

Klik Finish, sehingga akan tampil lay out design report. Kemudian diatur posisinya sehingga menjadi tampilan seperti dibawah ini

Pada No_Fak Header klik kanan pilih Sorting and Grouping Pada No_Fak Set Group Footernya Yes (Agar No-Fak Footer ditampilkan sebagi temapat text box untuk Total biaya yang harus dibayar).

Pada No_Fak Footer Tambahkan Textbox Pada labelnya ketikan Total Biaya yang harus dibayar dan pada Textboxnya ketikan =Sum([Total]).

Pada Toolbox klik Line lalu gambarkan di atas textbox Total yang harus dibayar(Garis lurus selebar halaman).

Kemudian atur kembali lay out nya sehingga tampilan akhirnya seperti berikut:

Dengan metoda dan teknik yang sama kita buat report yang lainya yang digunakan untuk membuat laporan penjualan.

Report	Description	Sumber Data
rpt_qry_penjualan_all	Berisi rekapan semua penjualan dari mulai awal, diurutkan berdasrkan nomor faktur	qry_penjualan_all
rpt_qry_penjualan_prd	Berisi jumlah penjualan per item barang periode tertentu	qry_penjualan_prd
rpt_qry_belanja_customer	Berisi total pembelian yang dilakukan customer untuk periode tertentu	qry_belanja_customer
rpt_qry_sum_penjualan_prd	Berisi rekapan penjualan untuk periode tertentu diurutkan berdasarkan tanggal penjualan	qry_sum_penjualan_prd

3. SwitchBoard

SwitchBoard digunakan sebagai menu utama, sehingga ketika pertama kali membukan file aplikasi ini maka akan langsung muncul switchboard ini. Kemudian dalam switchboard terdapat tombol untuk langsung menuju form yang dituju.

Cara membuat switchboar tersebut adalah sebagai berikut:

1.  Klik Database Tool, kemudian klik Switchboard kemudian akan muncul jendela Switchboard Manager.

2. Pada jendela switch board manager klik edit, kemudian isi switchboard name dengan “Aplikasi Penjualan Toko Kue Kayungyun”

3.  Klik New untuk mengisi item on the switchboard, kemudian ikuti langkah seperti gambar.

Klik close dan kemudian close lagi, maka pembuatan switchoard selesai

4. Klick gambar Microsoft yang berada di sudut kiri atas untuk melakukan setting aplikasi agar setiap file aplikasi ini dibuka langsung keluar switchboard. Kemudian klick Accsess Option

5. Klick Current Database, pada Disply Form pilish Switchboard, kemudian klik OK

6. Tutup jendela accsess ini kan kemudian masuk lagi, maka akan langsung keluar switchboard.

Hasil dan Pengoperasian Program

Setelah semua form dan Report dibuat maka untuk membuktikan apakah form dan report tersebut bias jalan sesuai dengan keinginan maka kita harus menjalankan aplikasi tersebut.

Untuk masuk ke aplikasi tersebut maka kita buka file aplikasi tersebut melalui windows exploler atau dari accsess. Ketika file tersebut dibuka maka akan muncul switchboard

Kemudian kita bisa masuk kedalam form yang disediakan tersebut dengan cara klik disalah satu kotak yang disediakan.

Untuk melakukan input dan edit data barang klik di kotak tersebut, kemudian akan tampil form input dan edit data barang. Pada form ini kita bias melakukan input data barang baru, edit data barang yang sudah ada, menghapus data, dan melakukan pencarian data barang.

Untuk melakukan transaksi penjualan, caranya dengan mengklik kotak disamping transaksi penjualan, kemudian akan keluar form transaksi penjualan. Pada form ini digunakan untuk membuat struk transaksi penjualan dan kemudian dicetak ke printer. Selain dicetak di printer,

data yang dimasukan akan dimasukan kedalam database yang nantinya akan digunakan untuk pembuatan report.

Ketika kita klik tombol Print, maka akan keluar print preview struk yang akan dicetak. Setelah preview tersebut keluar dengan klik printer maka report tersebut bias langsung di print.

Dengan mengklik tombol keluar, maka akan kembali ke switchboard.

Langkah selanjutnya adalah mencetak laporan penjualan. Caranya adalah masuk terlebih dahulu ke form laporan. Kemudian di form laporan tersebut kita masukan periode tanggal yang diinginkan. Dengan mengklik tombol satu persatu maka akan keluar report-report yang diinginkan dan telah kita buat sebelumnya.

Kesimpulan

Microsoft Accsess, salah satu aplikasi buatan Microsoft yang ditujukan untuk pengolahan data base, ternyata bias aplikasi sederhana untuk pengolahan table dan mendapatkan report yang diinginkan. Dengan kemampuan yang sedikitpun tentang Accsess, bias dibuat aplikasi sederhana sehingga pengolahan database bias maksimal.

Form ditujukan untuk tampilan presentasi yang akan memudahkan user untuk melakukan input data. Kemudian data yang sudah diinput tersebut akan disimpan dalam table. Dalam database sendiri terjadi pengolahan data baik itu dalam table ataupun dalam query. Pengolahan data tergantung pada parameter-parameter yang telah dimasukan.

Untuk mendapatkan data setelah melalui pengolahan, maka dibuat report. Dalam report data yang ditampilkan lebih sederhana dan mudah dibaca serta telah dikelompokan.

Daftar Pustaka

http://ikc.vip.net.id/umum/agus-access.php

http://swan-cargo.co.id/ina/office2000/access/begin.html

McLeod, Raymon.Jr. Schell, George P. Sistem Informasi Manajemen Edisi Kesembilan, 2007,

Indeks, Jakarta.

www.ilmukomputer.com




jika ingin lebih tau lanjutnya download this link

http://www.4shared.com/file/PAu31qB4/CONTOH_APLIKASI.html